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Liferay CE. Organizaciones

Liferay CE. 7.2. Inicio con menú lateral izquierdo visible

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Liferay CE. Organizaciones.

Un nuevo artículo sobre Liferay. Éste actualiza al tiempo que repasa, una de las bases de esta herramienta. Efectivamente, Liferay CE. Organizaciones, nos explica esta entidad, importantísima a la hora de jerarquizar en nuestros proyectos Liferay.

Ya tocaba. Hacía mucho que no podía escribir una nueva entrada en el blog y menos sobre Liferay Portal. Vamos con ello.

¿Qué son las organizaciones en Liferay Portal?

En Liferay Portal, una organización es una entidad virtual utilizada para jerarquizar, organizar (valga la redundancia), otras entidades que participan de esa misma jerarquía.

Mediante sus funcionalidades permitirá agrupar usuarios, sitios y otras entidades. Sin embargo cuidado: no podemos confundirnos con los grupos de usuarios, otra entidad con un objetivo totalmente diferente.

No debemos confundir las organizaciones con los grupos de usuarios

Las diferentes funciones que nos permiten las organizaciones, dictan el momento en que debemos usarlas.

¿Cuándo usar organizaciones?

Atendiendo a lo anteriormente descrito, las organizaciones están bien cuando tenemos que crear una jerarquía de usuarios y puede que también de sitios. ¿Quiénes se pueden prestar a esto?

  • Empresas u otro tipo de entidades que dividen en departamentos sus jerarquías.
  • Entidades educativas.
  • Cualquier otra institución u organismo por pequeño que sea que pretenda implementar áreas o departamentos para agrupar los usuarios que la comprenden.

Se trata de una recomendación genérica; desde luego nunca una imposición.

¿Un ejemplo real donde se recomiende el uso de organizaciones?

Desde luego: un proyecto en el que precisamente la utilización de organizaciones era ideal:

  1. – Una empresa multinacional.
  2. – La empresa tiene una sede central en un determinado país (con su propio portal web y usuarios).
  3. – Cada país donde la empresa tiene presencia, tiene su sede particular (con su portal web y usuarios).
  4. – Los usuarios de cada sede pueden visitar los portales de cada otra sede (incluyendo la central), aunque no son usuarios de éstas.

En consecuencia, ese mismo proyecto explica la necesidad de indicar en algunas organizaciones el país. Algo que a primeras puede resultar natural, no llegó a estar directamente en Liferay hasta versiones más recientes.

¿Organizaciones con país?

En versiones anteriores a la 7, las organizaciones permitían estar asociadas a un país, sin embargo, era algo que había que activar puesto que por defecto no se permitía.

Se explica en este artículo como se activaba esta opción: Organizaciones con país en Liferay Portal CE 6.2.

En las versiones actuales elegiremos esta opción (o no) y haremos que la organización se encuentre asociada a un pais si es lo que nos interesa, encontrándose así, localizada.

Dar de alta una organización

El modo de dar de alta una organización en Liferay Portal, depende de la versión que estemos usando. Sin embargo, conociendo más o menos como sería, adaptarse a otra versión no debería llevarnos mucho tiempo.

Los pasos expuestos aquí están realizados sobre Liferay Portal CE 7.4.3 GA y usando el theme o tema por defecto de Liferay Portal.

En primer lugar, antes de crear una organización debemos tener claro la jerarquía que queremos crear:

  • ¿Será la organización raíz?
  • ¿Daremos de alta la organización como localizada (con país, región…)?
  • ¿Figura la nueva organización como hija de otra?, ¿a qué nivel?, ¿es además localizada?

En caso de tener todo lo anterior claro, vamos a dar de alta organizaciones en Liferay Portal, describiendo los pasos según el tipo de organización.

Lo primero de todo es acceder al [Panel de Control]. Una vez autentificados en Liferay Portal, en la barra de administración superior, pulsamos sobre el botón con puntos que está en la parte superior derecha.

Liferay Portal 7.4 Barra superior administración

Realizada la anterior acción, se mostrará el panel o menú superior de administración donde pulsaremos en la pestaña de [Panel de Control].

Menú superior de administración Panel de Control

Finalmente, en el menú del panel de control, pulsaremos en [Usuarios y organizaciones].

Si lo hemos hecho bien, cargará la pantalla de gestión de usuarios y organizaciones donde se muestra por defecto, la pestaña con la pantalla de gestión de usuarios. Pulsaremos en la pestaña de [Organizaciones] que estará en la parte superior izquierda.

Cuando finalmente ya estamos en la pantalla de gestión de organizaciones, ya podemos proceder a gestionarlas: dar de alta, editar, eliminar, etc.

Dar de alta una organización raíz en Liferay Portal

Para dar de alta una organización de cualquier tipo, tenemos que pulsar sobre el botón [+] que se encuentra en la parte superior derecha del listado de organizaciones preexistentes (que puede estar vacío sino había organizaciones previas creadas).

El formulario que aparece nos pedirá los siguientes campos:

[Nombre]: nombre que queremos asignar a la organización.

[País]: en caso de querer localizar la organización, aquí indicaremos el país.

[Región]: del mismo modo, si queremos localizar la organización y hemos seleccionado a un país, aquí se mostrarán y podremos elegir la región que necesitemos.

[Imagen]: situado a la derecha de los campos anteriores, dispondremos del campo que nos permite asignar o cambiar una imagen a la organización.

[Organización padre]: esta sección nos permitirá seleccionar una organización padre para que la que estamos dando de alta, se convierta en organización hija.

En la sección de MÁS INFORMACIÓN se nos permitirá añadir metadatos a la organización que estamos dando de alta mediante CATEGORÍAS PÚBLICAS, INTERNAS, [Etiquetas] y [Comentarios]. Lo que aquí aparezca dependerá en gran medida de las entidades del mismo nombre que tengamos dadas de alta previamente (categorías, etiquetas, etc.).

Una vez que pulsemos en el botón [Guardar] del formulario y tengamos guardada la nueva organización, aparecerán en la parte superior izquierda nuevas opciones, más algún campo adicional.

Gestionar una organización

Editar una organización en Liferay Portal

Tras haber creado una organización si queremos editarla, dispondremos de varias formas de lograrlo aunque el resultado es la misma pantalla de edición de la organización. Por supuesto, debemos acceder a la pantalla del listado general de organizaciones, tal como se describió en el punto anterior para dar de alta una organización.

1.- Editar desde el listado de organizaciones. Lo que haremos para llegar aquí es acceder al listado de organizaciones, pulsando en la pestaña correspondiente que ya hemos visto para dar de alta. Una vez allí, pulsamos en la organización que queremos editar. En este punto estaremos situados en la pantalla general de la organización.

Finalmente, pulsaremos en el botón de opciones generales que normalmente está en cada pantalla de gestión, en la parte superior derecha.

Liferay Portal 74. Organización seleccionada. Editar organización seleccionada.

2.- Editar desde el listado general de organizaciones. Es el método más directo pues usaremos el botón de acciones que normalmente está a la derecha de cualquier listado de entidades. Si pulsamos en él, se desplegará el menú de acciones desde donde podremos pulsar en [Editar].

Liferay Portal 7.4. Listado general del organizaciones. Botón de opciones generales de la pantalla. Edición.

Cuando accedemos a la pantalla de edición de una organización que ya existe, comprobaremos que aparecen esas secciones y campos adicionales que no lo hacen al momento de darlas de alta.

Una de estas secciones es a la que se accede a través de la pestaña [Contacto].

Liferay Portal 74. Edicion Organización Contacto

Hago notar aquí especialmente, el sentido empresarial que tienen las organizaciones, pues tal y como se ve en esta sección, lo que aquí se gestiona son direcciones postales de la organización, correos electrónicos y horarios de atención de oficinas, telefónicos, etc.

Las organizaciones tienen una clara orientación empresarial o gubernamental
De forma adicional a los formularios por defecto, será posible crear un sitio web propio de la organización, independientemente de si la organización es miembro de otra entidad o no. Cada organización puede tener su propio sitio web gracias a la sección [Sitio de la Organización]. Liferay Portal 74. Sitio Web de la Organización Por último, tenemos la posibilidad de indicar preguntas de seguridad para los usuarios que sean miembro de la organización y que se utilizarán para cuando un usuario deba recordar una clave. Accederemos aquí mediante la opción [Preguntas de seguridad]. Recordemos que el resto de opciones son las mismas descritas para el alta.

Eliminar una organización en Liferay Portal

Llegados aquí, creo que no hace falta indicar que eliminar una organización es un paso que daremos únicamente si lo hemos analizado detenidamente antes.

Igualmente, será necesario tener en cuenta que para eliminar una organización, no deberá tener miembros. Si no fuera el caso y queremos eliminarla, tendremos que eliminar esos miembros, bien eliminándolos si es lo que queremos o bien simplemente que dejen de ser miembros de la organización.

Con lo anterior en mente, pasamos a ver de qué manera eliminamos organizaciones:

1.- Eliminar mediante el listado general de organizaciones. En cuanto seleccionamos una o más organizaciones en el listado, aparecerá un botón de acciones arriba a la derecha que nos dará la posibilidad de borrar estas organizaciones seleccionadas.

Liferay Portal. 7.4. Listado. Organizaciones. Selección. Organizaciones

2.- Eliminar con el botón de acciones. También desde el listado general de organizaciones, es posible eliminar una organización en concreto, simplemente accediendo a su menú de acciones y eligiendo la opción de [Eliminar].

Liferay Portal. 74. Listado. Organizaciones. Eliminar. Organización

3.- Eliminar desde el listado de miembros de una organización. Por último, esta opción es la menos directa pero nos permite ver de un vistazo, si la organización tiene miembros antes de borrarla.

Para poder usar esta opción, una vez que estemos en el listado de organizaciones, pulsaremos sobre la organización. Esta acción nos llevará al listado de miembros de la organización. Aquí será posible verificar que la organización no tiene miembros.

En esta pantalla, el botón de acciones generales de la pantalla que normalmente nos muestran acciones para exportar e importar, ahora aparecen las acciones posibles sobre esta organización, incluyendo la eliminación.

Liferay Portal. 74. Lsitado. Miembros. Organización. Acción. Elminar

Crear una organización hija o suborganización

Realmente, crear una organización que esté un nivel por debajo de otra (recordemos que el objetivo de las organizaciones es la creación de jerarquías), es un proceso muy simple que se basa en crear una organización.

En cualquier momento podemos crear la organización que necesitemos y, una vez creada, editarla y cambiar la organización padre de ésta. Sin embargo, y aunque muy simple, solamente es uno de los métodos para hacerlo.

1.- Modificar la organización padre. Debemos situarnos en la pantalla de edición de la organización que pasará a ser hija y en el apartado de ORGANIZACIÓN PADRE, pulsamos en [Seleccionar].

Nos aparecerá una ventana emergente con un listado de organizaciones y desde donde podremos seleccionar la organización que queremos como padre.

2.- Añadir organización. En este caso, en cualquier listado de organizaciones (tanto si es el general como si es el de organizaciones miembros de otras), pulsamos en el botón de acciones clásico de la organización que queremos que actúe como padre de la que vamos a crear. Una vez desplegado el menú de acciones, pulsamos en [Añadir Organización]. El resultado será la pantalla de alta de organizaciones pero con una organización ya preseleccionada como padre.

Liferay Portal. 74. Añadir suborganización

 

Crear una organización localizada

Las organizaciones localizadas u organizaciones con país, son aquellas ya descritas más arriba y en un artículo anterior de blog.

Crearlas, pasa simplemente por indicar el país y la región (si procede) que necesitemos. Nada más.

¿Otro ejemplo, en este caso para organizaciones localizadas? Fábricas de automóviles por ejemplo. Cada fábrica en un país y puede que una región, con sus usuarios, sitio web, etc.

Tutorial en vídeo sobre organizaciones con Liferay Portal

Conclusión

Siendo este tema de las organizaciones uno de los puntos que más dudas genera en los cursos, espero que haya aclarado bastantes conceptos, aún siendo éste, un artículo de introducción.

Y si lo habéis encontrado útil, echemos todos una mano, compartiendo y recomendando esta entrada para que otros también se puedan servir de ella.

Nada más. Un cordial saludo y hasta otra.

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JOSÉ MANUEL DOMÍNGUEZ ROMERO
Más de 20 años formando y desarrollando, siempre aprendiz, ahora emprendedor que intenta compartir toda esa experiencia y conocimientos.
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